手書き記録ではNG？
クラウド管理が求められる理由

投稿日：2025-09-01

2023年12月からアルコールチェックの「検知器使用」が義務化されたことで、多くの企業が運転前後の確認・記録の対応に追われています。
「紙で記録しておけば問題ない」という考えの方もまだまだ多いようですが、実は手書き管理には見逃せないリスクがあります。
この記事では、なぜ今クラウド管理が注目されているのか、手書きとクラウドの違いを整理しながら、企業が取るべき最適な管理方法を解説していきます。

手書き記録の“落とし穴”とは？

1. 記録ミス・記入漏れのリスク
手書きはどうしても人為的ミスがつきものです。たとえば…
・実施時間の記録が抜けていた
・チェック担当者の署名が未記入
・結果が「有」か「無」か曖昧
2. 改ざん・後付けが可能
手書きの最大の弱点は、恣意的な改ざんや後からの書き換えが可能であることです。
たとえば、チェックせずに「していたことにする」などが1例でも発覚すると、チェック体制そのものの信頼性が損なわれることになります。
3. 記録の保管場所や検索の手間
記録は1年間の保存が法律上義務づけられていますが、紙の場合、物理的スペースと管理体制が必要です。さらに、もし事故や監査があった際、過去の記録を探す作業も大きな負担になります。

なぜクラウド管理が有効なのか？

1. 自動記録でヒューマンエラーを排除
クラウド型のシステムでは、アルコール検知器と連携し、次のような情報が自動で記録されます。
・チェック日時
・担当者名
・結果（数値や状態）
・実施場所やデバイス情報（GPS付機器の場合）
2. 改ざんができないログ管理
クラウドはすべての操作がログとして記録されるため、後からの不正修正や削除ができません。これが監査や万が一の事故発生時にも“企業を守る証拠”となります。
3. 過去記録の検索・出力も簡単
「1年前の○○さんの記録を見せてください」と言われても、クラウドなら検索ですぐ表示可能。PDF出力やCSVデータで提出できる製品もあり、法令対応にもスムーズに対応できます。

中小企業でも導入できる？

「クラウドって高いのでは？」という不安の声もありますが、最近は1台から導入できる低コストなクラウド管理サービスも登場しています。
また、アルコールチェックと車両管理を連動できるサービスもあり、車両管理システムとあわせての導入により、業務全体の効率化に活かすことも可能です。

“やっている風”な手書き処理からの脱却を

制度の主旨は「チェックをしたか」ではなく、「誰が、いつ、どこで、どのように、どの結果だったか」を証拠として残すことです。
その意味で、紙の記録では信頼性が不十分と判断される可能性が高く、クラウドによる記録の正当性・証拠能力が強く求められているのでしょう。